Datenschutz nach DSGVO
Wir verarbeiten alle Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung. Welche Daten wir wie lange speichern, steht in unserer Datenschutzerklärung.
welcome at work
Sie sehen jederzeit, wo Ihre Fachkraft steht.
Der Weg einer internationalen Fachkraft dauert rund zwei Jahre und besteht aus Dutzenden Schritten, die alle irgendwo dokumentiert sein müssen. Üblich sind dabei E-Mail-Ketten, Anhänge und Rückfragen. Wir haben dafür eine eigene Software gebaut: die welcome at work Plattform.
Was Sie auf der Plattform sehen
Sie bekommen einen eigenen Zugang und sehen darin live, wo jede Ihrer Fachkräfte im Verfahren steht. Sie arbeiten mit demselben Datenstand wie unser Team und müssen auf keinen Monatsbericht warten.
Eine Ampel, die begründet, warum sie gelb ist
Für jede Fachkraft gibt es eine Statusampel. Sie wird aus dem Verfahrensstand berechnet: welche Unterlagen fehlen, welche Frist näher rückt, wo eine Behörde noch nicht geantwortet hat. Steht sie auf Gelb, steht daneben, warum. Das ersetzt die Frage, die Sie sonst alle drei Wochen per E-Mail stellen müssten.
Dokumente mit Prüfstatus statt Anhängen im Postfach
Für jede Fachkraft gibt es einen Anforderungskatalog: welches Dokument gebraucht wird, von wem, bis wann. Jedes Dokument zeigt seinen Zustand: fehlt, hochgeladen, geprüft oder abgelehnt mit Begründung. Hochladen können alle drei Seiten: Sie, die Fachkraft und wir.
Aufgaben, die Ihnen sagen, wann Sie dran sind
Nicht jede Aufgabe im Verfahren gehört Ihnen, aber manche eben doch: eine Unterschrift oder die Bestätigung der Praxisanleitung. Diese Aufgaben landen gezielt in Ihrer Oberfläche und in keiner anderen. Sie müssen nicht mitlesen, um zu wissen, ob gerade Sie an der Reihe sind.
Wochenberichte und ein Kanal zum Team
Einmal in der Woche entsteht automatisch ein Bericht über den Stand Ihrer Fachkräfte, den Sie in die Leitungsrunde mitnehmen können. Wenn etwas zu besprechen ist, schreiben Sie auf der Plattform direkt an das Team, das Ihre Fachkräfte betreut, statt eine Nummer zu suchen.
Mehrere Häuser unter einem Dach
Trägt Ihre Organisation mehrere Einrichtungen, verwalten Sie sie in einem Zugang und laden Ihre Einrichtungsleitungen per Code dazu ein. Jede sieht ihr Haus, die Trägerebene sieht alle.
Die Formulare füllen sich selbst aus
Der Teil, der Häuser am meisten Zeit kostet, sind die amtlichen Vordrucke: die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis, das Zusatzblatt A, der Anerkennungsantrag bei der zuständigen Behörde, die Vollmacht. Jedes Feld wird dabei immer wieder einzeln von vorn ausgefüllt. Ein vergessenes Kreuz kostet Wochen.
Über die welcome at work Plattform werden alle Behördenformulare automatisch ausgefüllt. Die Software nimmt dafür die Daten, die ohnehin schon vorliegen. Fehlt eine Angabe, meldet die Software das, bevor der Antrag rausgeht. Sie bekommen den fertigen Antrag zur Unterschrift.
Dieselbe Logik überwacht die Fristen. Ein Aufenthaltstitel, der in drei Monaten abläuft, meldet sich von selbst, statt an dem Tag aufzufallen, an dem er abgelaufen ist.
Die eigene App der Fachkraft entlastet Sie
Jede Fachkraft hat eine eigene App für das Smartphone. Die App gibt es auf Deutsch und Englisch. Darin sieht die Fachkraft ihren Fortschritt, ihre offenen Aufgaben, den Stand ihres Sprachkurses und ihre Dokumente. Sie kann dort auch direkt mit ihrer Betreuung schreiben.
Fragen zum Verfahren, zu Unterlagen und zu Terminen laufen deshalb über die App und nicht über Ihre Pflegedienstleitung. Nach der Einreise führt dieselbe App mit Checklisten für Anmeldung, Konto und Ankommen durch die ersten Wochen.
Wie wir mit Ihren Daten umgehen
Server ausschließlich in Deutschland
Die welcome at work Plattform läuft ausschließlich auf Servern in Deutschland.
Häufige Fragen zur Plattform
Kostet die Plattform extra?
Nein. Der Zugang gehört zur Begleitung und ist in der monatlichen Zahlung enthalten. Es gibt keine Lizenzgebühr und keine Nutzerstaffel.
Müssen wir dafür etwas installieren?
Nein, die Plattform läuft im Browser. Ihre Einrichtungsleitungen laden Sie selbst per Code ein, wir brauchen dafür keine Namensliste von Ihnen.
Was passiert mit unseren Daten, wenn die Zusammenarbeit endet?
Sie bekommen alle Daten und Dokumente Ihrer Fachkräfte als Export. Danach löschen wir den Fall nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung.
Ersetzt die Plattform die feste Ansprechperson?
Nein. Die Ansprechperson bleibt dieselbe, die Plattform nimmt ihr nur die Statusabfragen ab. So bleibt Zeit für die Fachkräfte, bei denen es wirklich klemmt.
Schauen Sie einmal hinein.
Wir zeigen Ihnen die Plattform im ersten Gespräch an einem vollständig ausgefüllten Beispiel. Danach wissen Sie, was Sie sehen werden und was Sie nicht mehr nachfragen müssen.